De scholen zijn begonnen, we zijn weer aan het werk. Lekker uitgerust na een lange zomervakantie en stuiterend van de energie beginnen we aan nieuwe projecten of pikken we werkzaamheden die zijn blijven liggen enthousiast weer op. Zin in! Toch?
Mwah. Voordat je het weet staat je telefoon roodgloeiend, rol je van de ene Zoom-meeting in de andere en vult je inbox zich sneller dan je ‘anderhalvemetereconomie’ kunt zeggen. Dan moeten er ook nog kinderen naar school worden gebounjourd, wasjes worden gedraaid, boodschappen worden gedaan en whats-appjes worden beantwoord. Die to-do-lijst die je vanochtend zo monter had gemaakt frommel je aan het einde van de dag gefrustreerd in een hoekje als je ziet hoeveel taken er nog niet zijn afgevinkt.
Dat moet toch anders kunnen, dacht ik. Want ook al heb ik geen kinderen en ben ik in de gelukkige positie dat mijn geliefde dagelijks kookt en bovendien het type man is dat fluitend een stofzuiger dan wel duizend-dingen-doekje ter hand neemt, meer dan eens verzuchtte ik de afgelopen jaren dat er écht meer uren in een dag zouden moeten zitten.
Daarom ben ik op zoek gegaan naar de beste tips voor meer productiviteit, meer plezier in je werk en meer energie. Hoe kun je tijd besparen, je dag efficiënt indelen en meer gedaan krijgen?
Dat lees je in deze blogpost. Doe je voordeel met deze 15 tips – dat zijn er best veel, maar je hoeft ze natuurlijk niet allemaal tegelijk toe te passen. Wel kun je er een aantal uitpikken of ze stap voor stap integreren in je leven. Ik beloof je dat kleine aanpassingen in je gedrag al een groot verschil zullen maken.
Om het je makkelijk te maken, heb ik ze opgedeeld in categorieën:
BEGIN VAN DE DAG
Ontwikkel een ochtendroutine
Zet je telefoonmeldingen uit
Eet een kikker (nee, is niet zielig)
Beloon jezelf
GEDURENDE DE DAG
Maak een ‘gedachtentrein’ logboek
Stop met tijd verspillen aan je mail
Krijg inzicht waaraan je je tijd besteedt
Zeg eens wat vaker NEE
Gooi perfectie de deur uit
Gebruik de Pomodoro techniek (heb je geen tomaten voor nodig)
EINDE VAN DE DAG
Stel doelen voor de volgende dag
Maak je to-do-lijst realistisch en korter
Besef je waarvoor je iets doet
Ruim je werkplek op
Ga op een vaste tijd naar bed
BEGIN VAN DE DAG
1. Ontwikkel een ochtendroutine
Mensen die mij goed kennen weten dat ik niet bepaald een ochtendmens ben. Als freelancer heb ik mijn tijd de laatste tien jaar zelf in kunnen delen en meestal begon ik rond 9 uur, half 10 aan mijn werkdag, mits ik niet bij een opdrachtgever op kantoor moest zijn.
Toch heb ik dit voorjaar besloten doordeweeks vroeg op te staan en een ochtendroutine te ontwikkelen. Ik ben begonnen met mijn wekker steeds iets vroeger te zetten en gestopt met snoozen. Ik begin de dag met een groot glas water, doe een paar korte full body stretch yoga oefeningen (deze zijn fijn), spring onder de douche, maak mijn bed op (of laat mijn lief nog even slapen) en geef mezelf tien minuten de tijd om de dag te overdenken met een kop koffie. En dan: aan de slag.
Vroeg opstaan werkt zo goed omdat je brein in die stille ochtenduren superproductief is. Daar heb je ook de rest van de dag profijt van.
Zodoende zat ik deze zomer regelmatig om 7 uur achter mijn laptop, volop energie. Vroeg opstaan werkt zo goed omdat je brein in die stille ochtenduren superproductief is, wat z’n weerslag heeft op de rest van de dag. Je hebt minder stress, veel meer focus en krijgt stukken meer gedaan.
Disclaimer: ik realiseer me dat mijn zen-ochtendritueel met gillende kleuters of slome, niet uit hun bed te rammen pubers in huis wellicht wat minder werkt. Voor mensen met jonge kinderen kan ik dan ook het artikel Een relaxte ochtendroutine met kinderen, zo doe je het van harte aanbevelen. Het verscheen op de website van J/M Ouders en die hebben er meer verstand van dan ik.
2. Zet je telefoonmeldingen uit
Mobiele telefoons: we kunnen niet meer zonder. We liken, swipen en scrollen alsof onze levens ervan af hangen, beantwoorden mails en appjes, zoeken er leuke restaurants mee op en gebruiken onze telefoon als navigatietool. Sterker nog, zonder smartphone verlaten we ons huis niet. Dat is op zich prima, maar het nadeel is wel dat we er voortdurend door worden afgeleid. Je begint met het beantwoorden van een berichtje, en voor je het weet zit je op Youtube naar een filmpje te kijken van een kat die zich kapotschrikt van een komkommer. Grappig? Zeker. Productief? Not so much.
Ja sorry. Blijft leuk.
Begin dit jaar ontdekte ik een functie op mijn iPhone waarmee ik kon zien hoe vaak ik – bewust, maar ook onbewust – mijn telefoon oppakte. Mijn record was op een doordeweekse dinsdag in januari. 100 keer. Mijn god.
Gelukkig ontdekte ik ook een andere functie: je telefoonmeldingen uitzetten. Kan dus gewoon!
Vanaf die bewuste dinsdag heb ik mijn whatsapp-notificaties op mute gezet en check ik slechts vijf keer per dag of ik nieuwe berichten heb. Gevolg is dat er soms een whatsapp-bommetje valt (“je hebt 136 nieuwe berichten”) maar het is eigenlijk nooit écht dringend. En als dat wel zo is, kunnen mensen me ook gewoon even bellen – en andersom.
De wereld draait echt wel door als jij even offline bent en niet twintig keer per uur je telefoon checkt.
Zelfde geldt voor mijn e-mail en social media. Zodra je je over die irrationele angst heb heengezet dat je iets mist, word je een stuk productiever en kun je ergens je volledige aandacht aan besteden. Vergt wat discipline, maar zodra je je telefoon weer checkt zul je zien dat de wereld gewoon verder is gegaan zonder dat jij continu met je snufferd op dat scherm zat.
3. Eet die kikker
Het klinkt goor en ook nog eens behoorlijk dieronvriendelijk, maar volgens Mark Twain (die van Tom Sawyer en Huckleberry Finn) is de rest van de dag een makkie als je elke ochtend een levende kikker eet. Oftewel: begin met de taken waar je het minst zin in hebt. Als je die steeds voor je uitschuift word je namelijk nogal onrustig en – in mijn geval – behoorlijk chagrijnig. Ik ben een held in het uitstellen van lastige gesprekken en vervelende klussen, maar heb gemerkt dat er een last van je schouders valt wanneer je het gelijk aanpakt.
Doen dus, want je zult je direct een stuk beter voelen. Ik begin de dag het liefst met schrijven, omdat ik in de vroege ochtenduren die hyperfocus heb. Mijn vervelende taken doe ik daarom op een vast tijdstip, rond een uur of tien. Daarna beloon ik mezelf met een koffie verkeerd, waarmee we op het volgende punt zijn gekomen.
4. Beloon jezelf
Soms heb je even wat extra motivatie nodig, dus waarom niet in de vorm van een beloning? Dat hoeft niets bijzonders te zijn en niet lang te duren, maar zorg ervoor dat je er echt de tijd voor neemt. Als je een taak hebt afgerond, trakteer jezelf dan op een kop koffie in de zon, neem de tijd voor een gezond ontbijtje of loop een rondje. Tijdverspilling? Onzin, je kunt dat moment voor jezelf juist gebruiken om na te denken over hoe je iets gaat aanpakken of om met jezelf te brainstormen. Is ook productief.
Trakteer jezelf op een lekker ontbijtje bij dat koffietentje om de hoek (ok, ik heb makkelijk praten, wij wonen ongeveer naast The Breakfast Club. Maar het gaat om het idee)
GEDURENDE DE DAG
5. Maak een ‘gedachtentrein’ logboek
De volgende situatie komt je vast bekend voor. Je bent lekker aan het werk en plotseling besef je je dat je helemaal vergeten bent je zus te appen, die net een vervelende kaakoperatie achter de rug heeft. Oh, je moet trouwens zelf ook een afspraak maken met de tandarts. Over afspraken gesproken, had je nou al een cadeautje bedacht voor het verjaardagsfeestje van die ene vriendin? Dat is zaterdag al. Misschien toch even op die leuke webshop kijken, kun je gelijk een feestelijk jurkje bestellen. Je moet namelijk echt je kledingkast uitmesten, want je hebt niets om aan te doen. Had Marie Kondo daar niet allerlei handige tips voor? Of wacht – je kunt natuurlijk ook jullie gezamenlijke vriend bellen, had die niet geopperd iets te regelen?
In plaats van direct actie te ondernemen op die ‘gedachtentrein’ en de work flow waarin je zit te verstoren is het een veel beter idee diep in en uit te ademen, al die chaotische gedachten op te schrijven, en met jezelf af te spreken dat je het op een later tijdstip die dag – of week – regelt.
Door het op te schrijven vertel je je brein: “Het is ok, ik hoef niet te stoppen en ineens alles te laten vallen om die andere taken te doen. Ik kan er later op terugkomen.”
6. Stop met tijd verspillen aan je mail
Ik hoef je waarschijnlijk niet te vertellen dat je luttele uren per dag kwijt bent aan het beantwoorden, opstellen en wegwerken van emails. Dat kan écht efficiënter. Niet elk mailtje hoeft direct beantwoord te worden. Sterker nog, door een mail even te laten sudderen kom je vaak op een meer doordachte reactie. Niet iedereen hoeft in de c.c. te staan (want hoe meer mensen betrokken zijn in de communicatie, hoe meer er over en weer gemaild zal worden). Het is niet nodig om op twintig verschillende nieuwsbrieven geabonneerd te zijn. Echt niet.
Zodra je je email notificaties uitzet, hoef je ook niet om de haverklap je inbox te openen om nieuwe berichten te checken – om daar vervolgens weer op te antwoorden. Ik werd er zelf zo rusteloos van dat ik de hele dag door via verschillende apparaten meldingen binnen kreeg, dat ik mijn email applicatie van mijn telefoon heb verwijderd. Mijn email start niet meer automatisch op zodra ik mijn laptop open – veel relaxter. Ik check inmiddels mijn mail maar drie keer per dag, en neem er dan heel bewust de tijd voor. Hier moet ik actie op ondernemen, dit kan wachten.
Probeer het eens. Door jezelf te bevrijden van de wurggreep die Outlook of Gmail op je heeft zul je tijd over houden – tijd die je goed kunt besteden aan andere belangrijke dingen. En raak niet in de stress van de gedachte dat je iets mist. Net als bij je telefoon geldt: als het bloedspoed heeft kom je daar heus wel achter.
7. Krijg inzicht waaraan je je tijd besteedt
Hoe vaak denk je niet bij jezelf: “Ik heb een megadrukke dag gehad, maar wat ik nou allemaal gedaan heb? Geen idee. Het vloog weer voorbij.” Het is lastig om uit te vinden hoe je je tijd beter kunt besteden als je geen idee hebt waar je de hele dag nou zo druk mee bent.
Om effectief je werk te kunnen doen is het handig om gedurende een week bij te houden hoeveel tijd je besteedt aan het beantwoorden van mails en appjes, uitvoerend werk, vergaderen, in de file staan, lunchen, nu.nl checken, Facebookberichten liken van je buurjongen van vroeger en dat soort dingen. Stel prioriteiten en maak keuzes. Het zal je verbazen hoeveel tijd je verspilt aan onzinnige dingen. Goed nieuws: zodra je herkent waar jouw kostbare tijd weglekt, kun je de tijd die vrijkomt gebruiken voor meer urgente – en leuke – zaken.
8. Zeg eens wat vaker NEE
Als voormalig people-pleaser vond ik het altijd lastig NEE te zeggen, met als gevolg dat ik mezelf regelmatig in allerlei bochten moest wringen om mijn agenda aan te passen aan de wensen van anderen. Toegegeven, ik vind nog steeds heel veel dingen ook gewoon leuk en gezellig, lang leve de spontane acties enzo, maar zodra je merkt dat je alles uit je handen laat vallen zodra die ene collega nu nog even wil brainstormen of een opdrachtgever je overhaalt toch nog dat extra klusje kan doen, dan gaat er iets mis. Dan bepalen anderen waar jouw prioriteiten liggen en dat lijkt me niet de bedoeling. Als we vaker nee zeggen, hebben we meer tijd om ja te zeggen tegen de dingen die er echt toe doen. Geen excuses bedenken, gewoon eerlijk zijn. Hoef je je zeker niet schuldig over te voelen.
9. Gooi perfectie de deur uit
Ik kan nogal een perfectionist zijn in mijn werk. Gedurende de dag kan ik uren schaven aan een tekst, twintig foto’s schieten voor één simpele post op Instagram, veel te lang mijmeren over een slim concept voor een klant – dat werk. En hoewel er niets mis is met perfectionisme zal iedere ondernemer je vertellen dat er simpelweg niet altijd tijd voor is. Natuurlijk zou het te gek zijn als elk stukje content dat ik creëerde perfect zou zijn, maar zo werkt het nou eenmaal niet.
Hoe hard je je hart en ziel ook stort in je bedrijf, er valt altijd wel iets te verbeteren. Soms is goed genoeg ook gewoon ‘goed genoeg’. En dan hoef je geen 100 likes als je vader – standaard in CAPS LOCK – “tropts op mijn dochter” schrijft onder een Facebookpost.
10. Gebruik de Pomodoro techniek
Er zijn online talloze tips te vinden en er zijn boekenkasten over vol geschreven, maar de Pomodoro techniek is veruit één van de meest populaire time management technieken. Het komt er in de basis op neer dat je gedurende een aantal tijdsblokken van 25 minuten compleet gefocust werkt, waarna je steeds een korte pauze neemt.
De techniek stamt uit de jaren ‘80, toen ene Francesco Cirillo merkte dat hij gedurende de dag niets voor elkaar kreeg omdat zijn collega’s hem continu lastigvielen met onbenullige vragen en zijn gedachten alle kanten opschoten. Hij pakte een timer uit de keuken (die er toevallig uitzag als een tomaat) en zette hem op 25 minuten. Precies genoeg tijd om een taak op zijn lijstje gedaan te krijgen. Zodra de timer afliep nam hij vijf minuten pauze, om zich vervolgens te focussen op het volgende actiepunt. Een gouden tip dus, de volgende keer als je tegen een deadline aanloopt en je van de stress jezelf maar niet tot actie aan kan zetten. Werkt ook als je geen tomaten in huis hebt.
Deze techniek helpt je tevens om beter inzicht te krijgen in de tijd die je besteedt aan een bepaalde taak, zoals ik al noemde in punt 7.
EINDE VAN DE DAG
10. Stel doelen voor de volgende dag
Van alle tips voor time management die ik heb geprobeerd, vind ik het stellen van dagdoelen één van de meest effectieve. Het geeft me een duidelijke en specifieke richting wanneer ik mijn doelen op papier zet, en dan bij voorkeur aan het einde van de dag. Zo weet je de volgende morgen precies wat je die dag te doen staat en slaap je een stuk rustiger.
11. Maak je to-do-lijst realistisch en korter
Als je dan toch bezig bent met je to-do-lijst voor de volgende dag, zorg er dan wel voor dat deze niet absurd lang is. Je kunt beter kiezen voor drie tot vijf dingen om af te strepen, dan een lijst met twintig actiepunten, want dat ga je toch niet redden. En dat hoeft ook helemaal niet. Op zich is het best lekker om alles wat je nog te doen hebt overzichtelijk op te schrijven, maar wees realistisch en stel prioriteiten. Als je maar taken aan je lijstje blijft toevoegen, wordt het een gebed zonder einde en raak je alleen maar meer in de stress.
12. Besef je waarvoor je iets doet
Wanneer je je overweldigd voelt door al het werk dat er op je bordje ligt, neem dan even een stap terug en bedenk je waarvoor je het ook alweer doet. Voorbeeld: toen ik besloot te beginnen met bloggen waren er momenten dat ik ontmoedigd raakte. Ik had mezelf een enorm project op de hals gehaald waar ontzettend veel tijd in ging zitten, en rijk ging ik er voorlopig niet van worden. Gelukkig realiseerde ik me snel: daar gaat het dus niet om. Ik heb in korte tijd ontzettend veel geleerd, heb er onwijs veel plezier in en het stelt me in staat te doen wat ik het liefste doe: schrijven. Dat is mijn ‘waarom’. Leg daar de focus op.